Guida all'organizzazione

Che tu stia considerando di ospitare il tuo primo evento #play14 o ti stia preparando a dare il via a un evento che hai già organizzato, troverai indicazioni pratiche, checklist e approfondimenti derivanti da anni di esperienza nella comunità globale #play14.

1. Come diventare host di un evento #play14

La prima regola

Devi aver partecipato ad almeno un evento #play14. Questa esperienza ti permette di acquisire una visione della nostra comunità e comprendere la mentalità che miriamo a coltivare a #play14. Crediamo fermamente che solo vivendo l'esperienza di #play14 si possa riprodurre questa meravigliosa e giocosa esperienza.

La seconda regola

Devi trovare un mentore che ti aiuti e ti guidi per la tua prima volta. Come host, sarai responsabile di mantenere lo spirito dell'evento originale e garantire un'esperienza memorabile per i tuoi partecipanti.

Trovare un mentore

I mentori sono membri della comunità #play14 che hanno esperienza nell'organizzazione di eventi #play14 e sono in grado di aiutare altri a fare lo stesso.

Per trovare un mentore, puoi contattare il gruppo dei mentori e qualcuno risponderà. Puoi anche identificare i mentori nella lista dei giocatori filtrando per il ruolo di mentore.

2. Le tue responsabilità come host

Come host, le tue responsabilità principali includono:

• Trovare una sede
• Scegliere una data
• Fornire cibo e bevande
• Procurare materiali per i giochi
• Portare un atteggiamento positivo

Il resto è nelle mani dei giocatori!

Raccomandiamo di formare un team di almeno tre organizzatori locali per rendere l'organizzazione gestibile, in particolare per la selezione della sede.

3. Scegliere la sede giusta

Quando selezioni una sede, assicurati che possa ospitare da 30 a 70 partecipanti, a seconda dell'affluenza prevista. Idealmente, le sedi dovrebbero avere un fascino o un carattere unico.

Requisiti chiave della sede

Aree di gioco

• Almeno tre zone separate dotate di tavoli e sedie
• Una lavagna o un flipchart in ogni area
• Ampio spazio per i partecipanti per muoversi attorno ai tavoli

La capienza della tua sede determinerà quanti partecipanti puoi ospitare.

4. Pianificare materiali e forniture

Ecco una lista base di elementi da considerare:

Arredamento

• Tavoli e sedie (da fornire a cura della sede)
• Lavagne e flipchart

Post-it

• Post-it XL per il marketplace
• Quadrati (gialli e colorati)
• Lunghi (gialli e colorati)

Pennarelli

• Almeno un Sharpie per ogni giocatore
• Pennarelli per lavagna a fogli mobili
• Pennarelli per lavagna bianca

Carta e nastro adesivo

• Un grande rotolo di carta per il marketplace
• Nastro adesivo di carta
• Nastro adesivo, forbici e metro a nastro
• Vari tipi di carta (bianca e colorata)

Materiali per i giochi

• Palline di plastica
• Fiches da poker
• Mazzi di carte
• Happy Salmon
• Qualsiasi altro gioco che pensi possa essere divertente

5. Cibo e bevande

Per mantenere alti i livelli di energia durante tutto l'evento, è essenziale fornire pasti e bevande, che rientrano tra i tuoi compiti di host.

Pasti

Tipicamente, forniamo due pranzi e due cene:

• Prima cena: Una cena di benvenuto festosa, solitamente con catering
• Primo pranzo: Un pranzo leggero ma sostanzioso per sostenere i partecipanti durante il pomeriggio
• Seconda cena: Pizza e birra informali
• Secondo pranzo: Un altro pranzo leggero, diverso dal pasto del giorno precedente

Garantire un menu vario è fondamentale, specialmente considerando le restrizioni alimentari come opzioni vegane e senza glutine.

Bevande

Avere sempre una fornitura di bevande calde e rinfreschi disponibili in qualsiasi momento. Le opzioni tipicamente includono:

• Caffè
• Tè
• Acqua
• Bibite (Coca-Cola, succo d'arancia)
• Alcolici (birra, vino), a seconda della tua preferenza come host

Snack

Offri snack durante tutta la giornata per energia extra:

• Pasticcini per la colazione
• Frutta fresca
• Barrette di cereali e cioccolato

6. Supporto dall'organizzazione globale #play14

L'organizzazione globale #play14 ti fornirà risorse condivise, e i co-fondatori/mentori ti assisteranno nell'organizzazione del tuo evento, quindi non sarai solo in questo percorso.

Manteniamo un canale Slack e una Community WhatsApp per la comunicazione tra gli organizzatori locali e offriamo videoconferenze per ulteriore supporto.

Almeno un co-fondatore/mentore parteciperà al tuo evento per aiutare con l'organizzazione e assicurare che l'essenza di #play14 sia rispettata.

7. Sito web e registrazione

Potrai creare una pagina dedicata per il tuo evento sul sito web #play14, dettagliando la località, le date e la registrazione. Per fare ciò, dovrai richiedere l'accesso al CMS backend che alimenta il sito web ai fondatori.

Possiamo gestire la biglietteria e gli aspetti finanziari con il sistema di biglietteria e il conto bancario dell'organizzazione centrale; tuttavia, sei libero di utilizzare il tuo sistema di registrazione se preferisci.

8. Marketing e comunicazione

Abbiamo diversi strumenti di comunicazione e marketing a tua disposizione, tra cui:

• Twitter
• LinkedIn
• Google
• YouTube
• Facebook
• Newsletter (Mailchimp)

Anche se sarai tu a gestire principalmente la promozione del tuo evento e a incoraggiare le registrazioni, sentiti libero di chiedere assistenza ai co-fondatori o di accedere agli strumenti e servizi disponibili.

9. Merchandising e kit di benvenuto

Ogni partecipante riceve una maglietta #play14, che è diventata parte della nostra identità di brand. Idealmente, le magliette dovrebbero essere:

• Stampate localmente
• Di colore nero, che rende il logo visibile
• In cotone biologico

Ulteriori elementi del kit di benvenuto possono includere:

• Adesivi #play14
• Kit LEGO Serious Play
• Post-it
• Pennarelli Sharpie
• Story cubes
• Merchandising della sede o degli sponsor

10. Budget e ricavi

Miriamo a mantenere i prezzi dei biglietti il più accessibili possibile per massimizzare la partecipazione. La maggior parte delle spese va per cibo e bevande, kit di benvenuto, materiali e costi della sede (se applicabile).

Biglietti

Le vendite dei biglietti sono la fonte di finanziamento principale per gli eventi #play14. I prezzi possono variare in base alla località e alle decisioni degli organizzatori locali. Alcuni organizzatori riescono a ottenere sedi gratuite, riducendo la pressione finanziaria, mentre altri potrebbero dover aumentare i prezzi dei biglietti se pagano la sede.

Puoi anche considerare diversi tipi di biglietto, come pass per l'intero evento, biglietti giornalieri o prezzi differenziati (early bird, normale, tardivo).

Sponsor

Trovare sponsor può migliorare notevolmente il tuo evento. La sponsorizzazione può includere contributi monetari, sedi gratuite, cibo, bevande o materiali. È tua responsabilità come host locale cercare sponsor.

Partecipazione dei mentori

Incoraggiamo la presenza di almeno un mentore #play14 a ogni nuovo evento per fornire supporto e assicurare che tutto proceda senza intoppi. Una parte del tuo budget dovrebbe essere destinata alle spese di viaggio e alloggio del mentore. Scegliere un mentore che vive nelle vicinanze può ridurre i costi di viaggio e migliorare la comunicazione.

Profitti e perdite

#play14 è e sarà sempre un'organizzazione senza scopo di lucro. #play14 opera come organizzazione non-profit con sede in Lussemburgo che supporta alcuni eventi europei, ma sei libero di decidere come gestire le finanze localmente.

Qualsiasi profitto dal tuo evento dovrebbe essere:

• reinvestito in eventi futuri
• restituito all'organizzazione globale per supportare gli altri
• o utilizzato per acquistare giochi e materiali

Al contrario, qualora dovessi incorrere in perdite finanziarie, l'organizzazione globale #play14 ti assisterà. Tipicamente, gli eventi raggiungono il pareggio e abbiamo goduto di stabilità senza problemi finanziari importanti.

La fiducia è fondamentale per #play14, quindi ci aspettiamo trasparenza riguardo a tutte le transazioni finanziarie. Il CMS backend del sito web contiene una sezione dove dovrai fornire i dettagli finanziari dei tuoi eventi.

11. Sostenibilità

Come host, hai l'opportunità di rendere il tuo evento ecologicamente responsabile. Raccomandiamo di:

• Utilizzare bicchieri e stoviglie riutilizzabili invece di plastica monouso
• Differenziare i rifiuti in modo appropriato
• Selezionare prodotti con marchio ecologico per forniture e cancelleria

Alcuni team scelgono persino di rendere i loro eventi a impatto zero compensando l'impronta di carbonio.

12. Cose da fare prima del giorno

Organizzare / Informarsi

Comprare cibo e bevande

Comprare materiali

Raccogliere l'attrezzatura

Omaggi

Cibo e catering

• Giorno 1: Cena
• Giorno 2: Colazione
• Giorno 2: Pranzo
• Giorno 2: Cena
• Giorno 3: Colazione
• Giorno 3: Pranzo

Altre idee

• Stipulare un'assicurazione per i partecipanti se la sede non ne ha una!

13. Preparare la sede

Lo spazio definisce il tono per l'inizio. L'obiettivo è creare un ambiente che sia aperto, accogliente e privo di distrazioni. Quando lo spazio è pronto, i partecipanti si sentono pronti anche loro, e gli host sono liberi e in grado di essere pienamente presenti.

Bacheca del marketplace

La bacheca del marketplace è il cuore di ogni evento #play14.

Sezioni

• (facoltativo) Regole - Regole dell'open space e codice di condotta #play14
• (facoltativo) Mappa dello spazio dell'evento
• (facoltativo) Attività in arrivo - uno spazio per le persone dove riporre le loro proposte prima del marketplace
• La griglia
• (facoltativo) Attività completate
• (facoltativo) Feedback e ringraziamenti
• (facoltativo) Bacheca degli avvisi

Costruirla

• Scegli una parete centrale, grande e appropriata per costruirla
• (facoltativo) Usa rotoli di carta marrone per formare lo sfondo della bacheca. Fissa con nastro adesivo di carta A BASSA ADERENZA per evitare danni
• Separa le tue sezioni e la griglia con nastro adesivo (il nastro di carta o il washi tape funzionano meglio) oppure puoi disegnare linee se usi una lavagna bianca
• Dai un titolo alle tue sezioni

La griglia

La griglia mostra gli spazi e i timebox che formano l'agenda, che viene aggiornata e popolata ogni giorno della conferenza.

• Ogni cella della griglia è dimensionata in base al formato del post-it che userai per le proposte
• Colonne: Ogni colonna è un timebox dell'evento, che inizia all'apertura e termina alla chiusura di ogni giorno
  • Falle da 1 ora: 45 min + 15 min (per spostarsi, rinfrescarsi ecc.)
  • Nota: Incoraggia chi ha bisogno di meno a mettersi in coppia
  • Nota: Incoraggia chi ha bisogno di più a prendere 2+ slot
  • L'intestazione di ogni colonna contiene l'orario di inizio di quel timebox
  • Includi la colazione
  • Includi il marketplace
  • Includi il pranzo
  • Includi la cena
  • Includi il tempo libero, se ce n'è
  • (Facoltativo) Visualizza i 15 minuti di transizione
• Righe: Sono gli spazi di gioco dell'evento
  • Includi un'indicazione del numero massimo di persone e la sua configurazione (es. aperto, tavoli e sedie, grande tavolo ecc.)
  • Dai un nome ai tuoi spazi (sii creativo!)
  • (Facoltativo) Scegli un tema per il #play14 e dai nomi a tema alle stanze/spazi

Proposta di esempio

Prepara una proposta di esempio come dimostrazione:

• Includi: Titolo dell'attività (disegnalo e rendilo bello!)
• Includi: Facilitatore/i
• Includi: Livello di energia previsto
• Includi: Tempo necessario

14. Arrivo

La prima ora di #play14 è incredibilmente importante. Anche se il primo giorno è breve e leggero, le impressioni che si formano qui si propagano attraverso tutta la conferenza. Questo è il momento in cui i partecipanti passano dall'essere estranei che arrivano in una sede all'essere parte di una comunità pronta a esplorare e giocare insieme.

Un buon arrivo li fa sentire rassicurati, benvenuti e a loro agio. Dà loro orientamento nello spazio, verso le persone intorno a loro e su cosa porterà il domani. Queste piccole prime impressioni contano. Quando i partecipanti lasciano la serata già sentendo un senso di connessione, curiosità e appartenenza, l'evento principale del giorno dopo può iniziare più forte e andare più in profondità, più velocemente.

15. Pre-kickoff

Il tempo prima del kickoff può sembrare destrutturato, ma questa è la sua forza. È l'ora in cui i partecipanti si orientano, si rilassano nello spazio e iniziano a connettersi tra loro. Non si tratta di organizzare attività o riempire ogni momento. Si tratta piuttosto di creare le condizioni giuste affinché le persone possano partecipare al livello che si adatta a loro, che significhi lanciarsi subito nella conversazione, unirsi a un gioco, o semplicemente sedersi con un drink.

Quando gli host modellano bene questo tempo, i partecipanti iniziano a sentirsi a proprio agio con l'evento, con gli altri e con lo spirito di #play14.

16. Inizio

L'inizio è quando cominciamo ufficialmente, quando ci riuniamo tutti insieme per la prima volta e veniamo accolti all'evento. Il suo scopo è dare un senso chiaro e invitante di cosa aspettarsi: cos'è #play14, come si svolgerà la conferenza, e i valori e l'etica che ci guidano.

17. Attività di gruppo

Dopo il kickoff, giochiamo insieme! Le attività di gruppo sono brevi riscaldamenti giocosi, energizzanti e giochi che fanno muovere, interagire e connettere le persone. Aiutano i partecipanti a entrare nello spirito di #play14, facilitando una mentalità impegnata e partecipativa. Ci sono due risultati importanti:

• Primo, scoprire cose che connettono. Ad esempio, scoprire che qualcuno condivide un interesse rende più facili le future conversazioni.
• Secondo, spingerli delicatamente fuori dalla loro zona di comfort, creando un ponte verso i giochi e le attività più serie e profonde a venire.

18. Attività aperte e libere

La serata non è ancora finita, ma è ora importante passare dal strutturato e pianificato all'aperto e libero. Il ruolo dell'host passa dal guidare al mantenere lo spazio, permettendo ai partecipanti di impegnarsi nel modo che è giusto per loro.

19. Iniziare la giornata

Il marketplace è il cuore pulsante di ogni evento #play14. È dove l'energia della giornata si accende, dove i facilitatori presentano i loro giochi, e dove i partecipanti scelgono la propria avventura. Come host, il tuo ruolo è facilitare questa energia mantenendo le cose fluide.

Il marketplace dà il tono a tutto ciò che segue. Un marketplace ben gestito crea entusiasmo e slancio; uno affrettato o disorganizzato può lasciare le persone confuse e esitanti. Trova il giusto equilibrio tra struttura e spontaneità.

Riscaldamento

Inizia la giornata con un'attività di riscaldamento. I riscaldamenti sono essenziali per creare la giusta atmosfera — energizzano il gruppo, abbattono le barriere iniziali e creano un'atmosfera giocosa. Un buon riscaldamento ricorda a tutti che #play14 riguarda il divertimento, l'apprendimento e la connessione.

Accogliere i nuovi giocatori

Alcuni partecipanti possono unirsi il secondo giorno, specialmente se la prima serata era facoltativa o se non sono riusciti a venire. Prenditi un momento per accogliere i nuovi arrivati, fai un giro rapido di presentazioni e aiutali a sentirsi inclusi. Recupereranno velocemente una volta che i giochi iniziano.

Spiegare le regole

Prima che le presentazioni inizino, ricorda a tutti i tre quadri guida che modellano #play14:

• Principi dell'open space — Le regole che fanno funzionare il formato dell'unconference
• Codice di condotta — Il nostro impegno per creare uno spazio sicuro e inclusivo
• Manifesto — I valori che definiscono cos'è e cosa sarà sempre #play14

Come creare una proposta di gioco

Spiega come scrivere una proposta chiara ed efficace su un post-it grande. Una buona proposta dovrebbe includere:

• Nome del gioco — Chiaro e accattivante
• Il tuo nome — Per sapere chi facilita
• Durata — Quanto durerà la sessione
• Numero di giocatori — Minimo e massimo se applicabile
• Livello di energia — Da tranquillo/riflessivo a super energizzato, così i partecipanti possono scegliere ciò che corrisponde al loro umore
• Breve descrizione — Una frase su cosa riguarda il gioco

Per maggiori dettagli sul formato del marketplace, consulta la nostra pagina formato.

Presentare i giochi

Quando tutti sono pronti, invita i facilitatori a formare una coda. Ogni persona ha un minuto per presentare il suo gioco al gruppo. Mantieni l'energia alta e lo slancio fluido:

• Un minuto per proposta — Usa un timer se necessario, ma mantienilo leggero e divertente
• Veloce ma comprensibile — L'obiettivo è incuriosire le persone, non dare tutti i dettagli
• Flusso continuo — Non appena un facilitatore finisce e attacca la sua sessione sulla bacheca del marketplace, il successivo inizia
• Incoraggia l'entusiasmo — Più i facilitatori sono entusiasti, più lo saranno i partecipanti

Riorganizzazione finale del marketplace

Una volta completate tutte le presentazioni, dai a tutti qualche minuto per esaminare la bacheca del marketplace. Questa è l'ultima possibilità per ottimizzare il programma. Importante: chiedi sempre il permesso ai facilitatori prima di spostare i loro giochi — rispetta la loro autonomia e le loro preferenze.

• Sposta giochi simili insieme per creare blocchi tematici (con il consenso del facilitatore)
• Riempi i vuoti nel programma
• Aggiusta i tempi se necessario (in collaborazione con i facilitatori)
• Combina o dividi giochi in base all'interesse (se i facilitatori sono d'accordo)

Si gioca!

Con il marketplace pronto e i partecipanti pieni di entusiasmo, è il momento di rilasciare tutti alle loro prime sessioni. Ricorda loro le assegnazioni delle stanze, augura buona fortuna e lascia che i giochi comincino. L'energia che hai costruito nel marketplace si propagherà per il resto dell'evento.

20. Sessioni di gioco

Durante le sessioni di gioco, il tuo ruolo come host passa dalla facilitazione attiva alla presenza di supporto. Non sei più al centro dell'attenzione — lo sono i facilitatori e i partecipanti. Il tuo compito è essere disponibile, utile e pronto a risolvere problemi senza essere invadente.

Pensa a te stesso come l'infrastruttura invisibile che mantiene tutto funzionante. I partecipanti dovrebbero sentirsi completamente immersi nei loro giochi, fiduciosi che se hanno bisogno di qualcosa, sarai lì per aiutare.

Promemoria dei timebox

Mentre i facilitatori sono responsabili della gestione dei propri timebox, puoi aiutare fornendo gentili promemoria tra le sessioni. Usa uno strumento sonoro — come campane o un gong — per segnalare quando un blocco di sessione sta terminando. Mantieni questi segnali rispettosi e non invasivi; l'obiettivo è aiutare i facilitatori a concludere con grazia, non interrompere il flusso.

Supporto alla sede

Sii disponibile per rispondere a domande sulla sede — dove si trovano le stanze, quali spazi sono disponibili, se un facilitatore può spostare la sua sessione in una stanza diversa. Aiuta i partecipanti a orientarsi nello spazio, specialmente se la sede è grande o poco familiare.

Supporto materiali

I facilitatori possono aver bisogno di materiali extra durante le loro sessioni. Sii pronto a fornire pennarelli, post-it, carta, nastro adesivo o altre forniture. Rifornisci regolarmente le aree comuni così i materiali siano sempre disponibili. Se un facilitatore ha una richiesta speciale — come spostare un flipchart o aggiungere sedie extra — aiuta a realizzarla rapidamente e silenziosamente.

Essere un buon host

La tua presenza dovrebbe essere calorosa, accogliente e disponibile senza essere opprimente. Controlla periodicamente, ma non interrompere le sessioni. Se qualcuno ha bisogno di aiuto, ti troverà. Se tutto procede senza intoppi, lascia scorrere.

21. Pranzi e cene

I pasti a #play14 sono più che semplice carburante — sono opportunità per costruire comunità. Durante pranzi e cene, i partecipanti si rilassano, si connettono a livello personale e condividono storie al di là delle sessioni di gioco. Pasti di qualità creano un ambiente accogliente dove le persone si sentono curate e valorizzate.

Pianifica per varietà, quantità e accessibilità. Le persone hanno diverse esigenze e preferenze alimentari, e rimanere senza cibo può smorzare l'energia dell'evento. Nel dubbio, sovrastima piuttosto che sottostimare.

Cibo e bevande

Fornisci una varietà di opzioni alimentari che soddisfino diverse restrizioni dietetiche:

Bevande

Le bevande sono importanti quanto il cibo. Il caffè è fondamentale — molti partecipanti ne sono genuinamente dipendenti — e la qualità conta. Non risparmiare sul caffè.

• Caffè — Caffè di alta qualità, disponibile durante tutta la giornata (le persone ne sono dipendenti e vuoi partecipanti felici e caffeinati)
• Tè — Una buona selezione di tè per chi lo preferisce
• Acqua — Abbondante acqua, facilmente accessibile in più punti
• Bibite — Se possibile, evita le bibite commerciali; offri alternative più salutari o locali
• Bevande alcoliche — Dipende dalle preferenze del team organizzativo e dalle usanze locali. Alcuni eventi offrono vino o birra con i pasti; altri no. Scegli ciò che è più adatto al tuo evento.

Snack durante le pause

Mantieni snack disponibili durante tutta la giornata — opzioni salutari come frutta, frutta secca e barrette di cereali, più dolci energizzanti come cioccolato. Posiziona gli snack in più punti della sede per incoraggiare il movimento e le conversazioni spontanee.

Preferenza locale e biologica

Quando possibile, procurati cibo locale e scegli opzioni biologiche. Supportare fornitori locali è in linea con i valori di sostenibilità e connessione con la comunità di #play14. Spesso risulta anche in cibo più fresco e saporito.

22. Retrospettiva

La retrospettiva è il cuore della cerimonia di chiusura. È importante quanto l'apertura, il momento che riunisce tutto. Una chiusura ben pensata lascia le persone sentendosi grate, connesse e desiderose di tornare la prossima volta.

Non è il momento di affrettarsi. Dai alla cerimonia di chiusura lo spazio che merita, anche se sei stanco o in ritardo sul programma. La comunità ricorderà come li hai fatti sentire quando se ne sono andati.

La retrospettiva riguarda le persone e le esperienze, non i giochi. Sì, i partecipanti hanno giocato giochi incredibili, ma ciò che conta di più sono le connessioni che hanno creato, le intuizioni che hanno acquisito e i momenti che li hanno sorpresi. Crea spazio affinché i partecipanti condividano cosa ha significato per loro l'evento.

Concentrati sulla celebrazione e la gratitudine. Ringrazia pubblicamente il team organizzativo — hanno lavorato duramente per realizzare questo evento. Riconosci i facilitatori che hanno condiviso i loro giochi. Celebra i partecipanti che hanno portato la loro energia e curiosità.

Concludi con uno spirito di "ci vediamo la prossima volta". Ricorda a tutti che #play14 è una comunità globale e che ci sono eventi in tutto il mondo. Invitali a restare connessi, condividere i loro apprendimenti e considerare di ospitare un evento loro stessi un giorno.

23. Pulizie

Invita la comunità ad aiutare con le pulizie. La maggior parte dei partecipanti sarà felice di contribuire — è un modo per restituire ed estendere lo spirito collaborativo di #play14. Fornisci indicazioni chiare su cosa deve essere fatto: rimuovere poster, raccogliere materiali, riorganizzare i mobili o riordinare le aree comuni.

Lascia la sede meglio di come l'hai trovata. È una questione di rispetto per lo spazio e per le persone che te lo hanno prestato. Crea anche un buon precedente per futuri eventi #play14 in quella sede.

24. Dire arrivederci

Prenditi del tempo per dire arrivederci personalmente al maggior numero possibile di partecipanti. Questi momenti finali sono opportunità per ringraziare le persone per essere venute, ascoltare i loro feedback e assicurarti che se ne vadano sentendosi valorizzati. Augura loro un buon viaggio e ricorda loro che la comunità #play14 è sempre qui.

Alcuni partecipanti potrebbero indugiare, riluttanti ad andarsene. Questo è un buon segno — significa che si sono sentiti connessi e non volevano che l'esperienza finisse. Lascia che quei momenti accadano naturalmente. I migliori eventi sono quelli da cui le persone non vogliono andarsene.

25. Ringraziamento ai partecipanti

Invia un messaggio di ringraziamento a tutti i partecipanti. Condividi momenti chiave, foto o punti salienti dell'evento. Fai sapere loro che hai apprezzato la loro presenza e i loro contributi. Questo messaggio mantiene viva la connessione e ricorda alle persone perché #play14 è importante.

26. Retrospettiva del team organizzativo

Riunisci il tuo team organizzativo per una retrospettiva interna. Rifletti su cosa è andato bene e cosa potrebbe essere migliorato. Documenta le lezioni apprese — queste intuizioni aiuteranno i futuri host (incluso te stesso, se ospiterai di nuovo). Celebra ciò che avete realizzato insieme.

Alcune domande per guidare la vostra retrospettiva:

• Cosa ci ha sorpreso durante l'evento?
• Cosa faremmo diversamente la prossima volta?
• Cosa dovremmo assolutamente ripetere?
• Quali sfide abbiamo affrontato e come le abbiamo gestite?
• Quanto bene abbiamo lavorato insieme come team?

27. Chiusura finanziaria

Completa la contabilità dell'evento. Riconcilia tutte le spese e i ricavi, finalizza i budget e assicurati che tutto sia documentato. Se c'è un surplus, discuti con la rete #play14 come reinvestirlo in eventi futuri. Se rilevante, condividi la trasparenza finanziaria con i partecipanti per costruire fiducia e dimostrare che #play14 è veramente non-profit.

28. Pubblicazione dei risultati

Dopo l'evento, aggiorna il sito web #play14 con risultati e punti salienti. Accedi alla pagina admin del tuo evento e naviga nella scheda "Consuntivi" per pubblicare dati finanziari e sull'evento:

• Riepilogo dell'evento — Numero di partecipanti, giochi giocati, atmosfera generale
• Consuntivi finanziari — Inserisci i ricavi e le spese finali nella scheda "Consuntivi" della sezione admin per mantenere la trasparenza e aiutare i futuri host a pianificare i loro budget
• Gallerie fotografiche — Link ad album fotografici o drive condivisi (con il permesso dei partecipanti)
• Statistiche — Numeri di partecipazione, conteggio giochi, contributi dei facilitatori
• Materiali archiviati — Descrizioni delle sessioni, foto del marketplace o qualsiasi cosa possa aiutare i futuri host

Pubblicare i risultati serve a molteplici scopi: celebra l'evento, lo documenta per la storia della comunità e fornisce ispirazione e risorse per i futuri host. La trasparenza finanziaria dimostra i valori non-profit di #play14 e aiuta i futuri organizzatori a pianificare i loro eventi.

29. Annuncia la tua prossima data

Se il tuo team sta pianificando di ospitare un altro evento, annuncia la data prima che i partecipanti se ne vadano. Questo crea slancio e dà alle persone qualcosa da attendere con impazienza.

• Tempistica — Annuncia durante la cerimonia di chiusura o la retrospettiva quando l'energia è alta
• Salva la data — Anche se i dettagli sono limitati, condividere la prossima data aiuta le persone a pianificare in anticipo
• Impegno del team — Assicurati che il tuo team organizzativo sia pronto a impegnarsi prima di annunciare pubblicamente
• Crea l'evento — Aggiungilo a play14.org così le persone possono registrare il loro interesse

L'annuncio anticipato crea aspettativa e aiuta a mantenere il coinvolgimento della comunità tra un evento e l'altro.

30. Codice di condotta

31. Principi dell'open space

Ci sono alcune semplici regole per i partecipanti.

Scopri di più sul formato open space sulla nostra pagina formato.