Ce guide vous accompagnera tout au long du parcours d'organisation d'un événement #play14 — de la planification initiale jusqu'à rendre les 114 premières minutes brillantes.
Que vous envisagiez d'organiser votre premier événement #play14 ou que vous vous prépariez à lancer un événement déjà organisé, vous trouverez ici des conseils pratiques, des checklists et des retours d'expérience de la communauté mondiale #play14.
Tout ce que vous devez savoir pour planifier et organiser un événement #play14 réussi.
Vous devez avoir participé à au moins un événement #play14. Cette expérience vous permet de comprendre notre communauté et l'état d'esprit que nous cherchons à cultiver chez #play14. Nous sommes convaincus que seule l'expérience vécue de #play14 permet de reproduire cette expérience merveilleuse et ludique.
Vous devez trouver un mentor pour vous aider et vous guider lors de votre première organisation. En tant qu'organisateur, vous serez responsable de préserver l'esprit de l'événement original et d'assurer une expérience mémorable pour vos participants.
Les mentors sont des membres de la communauté #play14 qui ont l'expérience de l'organisation d'événements #play14 et sont en mesure d'aider les autres à faire de même.
Pour trouver un mentor, vous pouvez contacter le groupe de mentors et quelqu'un vous répondra. Vous pouvez également identifier les mentors dans la liste des joueurs en filtrant par le rôle de mentor.
En tant qu'organisateur, vos principales responsabilités incluent :
Le reste est entre les mains des joueurs !
Nous recommandons de former une équipe d'au moins trois organisateurs locaux pour rendre l'organisation gérable, en particulier pour la sélection du lieu.
Lors du choix d'un lieu, assurez-vous qu'il peut accueillir de 30 à 70 participants, selon la fréquentation attendue. Idéalement, les lieux devraient avoir un charme ou un caractère unique.
La capacité de votre lieu déterminera le nombre de participants que vous pourrez accueillir.
Voici une liste de base des éléments à prévoir :
Pour maintenir un niveau d'énergie élevé tout au long de l'événement, il est essentiel de fournir repas et boissons, ce qui fait partie de vos responsabilités d'organisateur.
En général, nous fournissons deux déjeuners et deux dîners :
Il est crucial d'assurer un menu varié, en tenant compte des restrictions alimentaires comme les options végétaliennes et sans gluten.
Ayez toujours une offre de boissons chaudes et de rafraîchissements disponible à tout moment. Les options incluent généralement :
Proposez des collations tout au long de la journée pour un apport d'énergie supplémentaire :
L'organisation mondiale #play14 vous fournira des ressources partagées, et les co-fondateurs/mentors vous assisteront dans l'organisation de votre événement, vous ne serez donc pas seul dans cette aventure.
Nous maintenons un canal Slack et une communauté WhatsApp pour la communication entre les organisateurs locaux et proposons des visioconférences pour un soutien supplémentaire.
Au moins un co-fondateur/mentor participera à votre événement pour aider à l'organisation et s'assurer que l'essence de #play14 est respectée.
Vous pourrez créer une page dédiée pour votre événement sur le site web #play14, détaillant le lieu, les dates et l'inscription. Pour ce faire, vous devrez demander l'accès au CMS qui alimente le site web auprès des fondateurs.
Nous pouvons gérer la billetterie et les aspects financiers avec le système de billetterie et le compte bancaire de l'organisation centrale ; cependant, vous êtes libre d'utiliser votre propre système d'inscription si vous le préférez.
Nous disposons de plusieurs outils de communication et de marketing à votre disposition, notamment :
Bien que vous gériez principalement la promotion de votre événement et l'encouragement aux inscriptions, n'hésitez pas à demander l'aide des co-fondateurs ou à accéder aux outils et services disponibles.
Chaque participant reçoit un t-shirt #play14, qui fait désormais partie de notre identité de marque. Idéalement, les t-shirts devraient être :
Nous visons à maintenir les prix des billets aussi abordables que possible pour maximiser la participation. La plupart des dépenses concernent la nourriture et les boissons, les kits de bienvenue, le matériel et les coûts du lieu (le cas échéant).
La vente de billets est la principale source de financement des événements #play14. Les prix peuvent varier en fonction du lieu et des décisions des organisateurs locaux. Certains organisateurs réussissent à obtenir des lieux gratuits, réduisant la pression financière, tandis que d'autres devront augmenter le prix des billets s'ils paient le lieu.
Vous pouvez également envisager différents types de billets, tels que des pass pour tout l'événement, des billets journaliers ou des tarifs différenciés (early bird, normal, dernière minute).
Trouver des sponsors peut grandement améliorer votre événement. Le sponsoring peut inclure des contributions financières, des lieux gratuits, de la nourriture, des boissons ou du matériel. C'est votre responsabilité en tant qu'organisateur local de chercher des sponsors.
Nous encourageons la présence d'au moins un mentor #play14 à chaque nouvel événement pour apporter du soutien et s'assurer que tout se passe bien. Une partie de votre budget devrait être allouée aux frais de voyage et d'hébergement du mentor. Choisir un mentor qui vit à proximité peut réduire les frais de déplacement et améliorer la communication.
#play14 est et sera toujours une organisation à but non lucratif. #play14 fonctionne comme une organisation à but non lucratif basée au Luxembourg qui soutient certains événements européens, mais vous êtes libre de décider comment gérer les finances localement.
Tout bénéfice de votre événement devrait être :
Inversement, si vous subissez des pertes financières, l'organisation mondiale #play14 vous assistera. En général, les événements atteignent l'équilibre, et nous avons bénéficié d'une stabilité sans problèmes financiers majeurs.
La confiance est fondamentale chez #play14, nous attendons donc de la transparence concernant toutes les transactions financières. Le CMS du site web contient une section où vous devrez fournir les détails financiers de vos événements.
En tant qu'organisateur, vous avez l'opportunité de rendre votre événement respectueux de l'environnement. Nous recommandons :
Certaines équipes choisissent même de rendre leurs événements neutres en carbone en compensant l'empreinte carbone.
Le guide ci-dessous a été rédigé par Chris Caswell et Nicole Helmerich pour aider les organisateurs à rendre les 114 premières minutes de #play14 brillantes.
L'idée de ce guide est née autour d'un café lors de #play14 Berlin en juin 2025, quand Julian Kea et Chris se sont demandé si un petit guide pourrait aider les organisateurs à préparer et lancer #play14. Chris et Nicole ont repris l'idée, l'ont rédigée — et voilà.
L'espace donne le ton du lancement. L'objectif est de créer un environnement qui soit ouvert, accueillant et exempt de distractions. Quand l'espace est prêt, les participants se sentent prêts aussi, et les organisateurs sont libres et capables d'être pleinement présents.
Le tableau du marketplace est au cœur de chaque événement #play14.
La grille montre les espaces et les créneaux horaires qui forment l'agenda, qui est renouvelé et rempli chaque jour de la conférence.
La première heure de #play14 est trompeusement importante. Bien que le premier jour soit court et léger, les impressions formées ici se répercutent sur toute la conférence. C'est là que les participants passent d'inconnus arrivant dans un lieu à membres d'une communauté sur le point d'explorer et de jouer ensemble.
Une bonne arrivée les fait se sentir rassurés, accueillis et à l'aise. Elle leur donne une orientation dans l'espace, vers les personnes autour d'eux et vers ce que demain apportera. Ces petites premières impressions comptent. Quand les participants quittent la soirée en ressentant déjà un sentiment de connexion, de curiosité et d'appartenance, l'événement principal du lendemain peut démarrer plus fort et aller plus en profondeur, plus vite.
Le temps avant le lancement peut sembler non structuré, mais c'est sa force. C'est l'heure où les participants prennent leurs repères, se détendent dans l'espace et commencent à se connecter les uns aux autres. Il ne s'agit pas de faire des activités ou de remplir chaque instant. Il s'agit plutôt de créer les bonnes conditions pour que les gens puissent participer au niveau qui leur convient, que ce soit se lancer directement dans la conversation, rejoindre un jeu ou simplement s'asseoir avec un verre.
Quand les organisateurs façonnent bien ce moment, les participants commencent à se sentir à l'aise avec l'événement, les uns avec les autres et avec l'esprit de #play14.
Le démarrage est le moment où nous commençons officiellement, où nous nous réunissons tous pour la première fois et sommes accueillis à l'événement. Son but est de donner une idée claire et accueillante de ce à quoi s'attendre : ce qu'est #play14, comment la conférence se déroulera, et les valeurs et l'éthique qui nous guident.
Après le lancement, nous jouons ensemble ! Les activités de groupe sont de courts échauffements ludiques, des énergiseurs et des jeux qui font bouger, interagir et connecter les gens. Elles aident les participants à entrer dans l'esprit de #play14, en les mettant dans un état d'esprit engagé et participatif. Il y a deux résultats importants :
La soirée n'est pas encore terminée, mais il est maintenant important de passer du structuré et planifié à l'ouvert et libre. Le rôle de l'organisateur passe de la direction à la tenue de l'espace, permettant aux participants de s'engager de la manière qui leur convient.
Guide pour animer le marketplace, faciliter les sessions de jeu et gérer les repas tout au long de l'événement.
Le marketplace est le cœur battant de chaque événement #play14. C'est là que l'énergie de la journée s'enflamme, où les facilitateurs présentent leurs jeux, et où les participants choisissent leur propre aventure. En tant qu'organisateur, votre rôle est de faciliter cette énergie tout en gardant les choses fluides.
Le marketplace donne le ton pour tout ce qui suit. Un marketplace bien animé crée de l'enthousiasme et de l'élan ; un marketplace précipité ou désorganisé peut laisser les gens confus et hésitants. Trouvez le bon équilibre entre structure et spontanéité.
Commencez la journée par une activité d'échauffement. Les échauffements sont essentiels pour créer la bonne ambiance — ils dynamisent le groupe, brisent les barrières initiales et créent une atmosphère ludique. Un bon échauffement rappelle à tout le monde que #play14, c'est le plaisir, l'apprentissage et la connexion.
Certains participants peuvent rejoindre le deuxième jour, surtout si la première soirée était optionnelle ou si des personnes n'ont pas pu venir. Prenez un moment pour accueillir les nouveaux arrivants, faites un tour rapide de présentations et aidez-les à se sentir inclus. Ils rattraperont vite une fois que les jeux commenceront.
Avant que les présentations ne commencent, rappelez à tous les trois cadres directeurs qui façonnent #play14 :
Expliquez comment rédiger une proposition claire et efficace sur une grande note adhésive. Une bonne proposition devrait inclure :
Pendant les sessions de jeu, votre rôle d'organisateur passe de la facilitation active à la présence de soutien. Vous n'êtes plus au centre de l'attention — les facilitateurs et les participants le sont. Votre travail est d'être disponible, serviable et prêt à résoudre les problèmes sans être intrusif.
Pensez à vous comme l'infrastructure invisible qui fait tourner les choses en douceur. Les participants devraient être pleinement immergés dans leurs jeux, confiants que s'ils ont besoin de quelque chose, vous serez là pour les aider.
Bien que les facilitateurs soient responsables de la gestion de leurs propres créneaux, vous pouvez aider en fournissant de doux rappels entre les sessions. Utilisez un instrument sonore — comme des carillons ou un gong — pour signaler la fin d'un bloc de sessions. Gardez ces signaux respectueux et non perturbateurs ; l'objectif est d'aider les facilitateurs à conclure en douceur, pas d'interrompre le flux.
Soyez disponible pour répondre aux questions sur le lieu — où se trouvent les salles, quels espaces sont disponibles, si un facilitateur peut déplacer sa session dans une autre salle. Aidez les participants à naviguer dans l'espace, surtout si le lieu est grand ou inconnu.
Les facilitateurs peuvent avoir besoin de matériel supplémentaire pendant leurs sessions. Soyez prêt à fournir des marqueurs, des notes adhésives, du papier, du ruban adhésif ou d'autres fournitures. Réapprovisionnez régulièrement les espaces communs pour que le matériel soit toujours disponible. Si un facilitateur a une demande spéciale — comme déplacer un chevalet ou ajouter des chaises — faites-le rapidement et discrètement.
Votre présence devrait être chaleureuse, accueillante et serviable sans être envahissante. Faites le tour périodiquement, mais n'interrompez pas les sessions. Si quelqu'un a besoin d'aide, il vous trouvera. Si tout se passe bien, laissez les choses suivre leur cours.
Les repas chez #play14 sont plus qu'un simple carburant — ce sont des opportunités de construction communautaire. Pendant les déjeuners et les dîners, les participants se détendent, se connectent sur un plan personnel et partagent des histoires au-delà des sessions de jeu. Des repas de qualité créent un environnement accueillant où les gens se sentent pris en charge et valorisés.
Prévoyez de la variété, de la quantité et de l'accessibilité. Les gens ont des besoins et des préférences alimentaires différents, et manquer de nourriture peut diminuer l'énergie de l'événement. En cas de doute, surestimez plutôt que sous-estimez.
Proposez une variété d'options alimentaires qui tiennent compte des différentes restrictions :
Les boissons sont tout aussi importantes que la nourriture. Le café est crucial — beaucoup de participants y sont véritablement accros — et la qualité compte. Ne lésinez pas sur le café.
Gardez des collations disponibles tout au long de la journée — des options saines comme des fruits, des noix et des barres de céréales, plus des gourmandises énergisantes comme du chocolat. Placez les collations à plusieurs endroits dans le lieu pour encourager le mouvement et les conversations spontanées.
La cérémonie de clôture est aussi importante que l'ouverture — c'est la dernière impression que les participants auront de votre événement.
La rétrospective est le cœur de la cérémonie de clôture. Elle est aussi importante que l'ouverture, le moment qui rassemble tout. Une clôture réfléchie laisse les gens reconnaissants, connectés et impatients de revenir la prochaine fois.
Ce n'est pas le moment de se presser. Donnez à la cérémonie de clôture l'espace qu'elle mérite, même si vous êtes fatigué ou en retard sur le programme. La communauté se souviendra de ce qu'elle a ressenti en partant.
La rétrospective concerne les personnes et les expériences, pas les jeux. Oui, les participants ont joué à des jeux incroyables, mais ce qui compte le plus, ce sont les connexions qu'ils ont créées, les insights qu'ils ont gagnés et les moments qui les ont surpris. Créez un espace pour que les participants partagent ce que l'événement a signifié pour eux.
Concentrez-vous sur la célébration et la gratitude. Remerciez publiquement l'équipe organisatrice — elle a travaillé dur pour rendre cet événement possible. Reconnaissez les facilitateurs qui ont partagé leurs jeux. Célébrez les participants qui ont apporté leur énergie et leur curiosité.
Terminez avec un esprit « à la prochaine ». Rappelez à tous que #play14 est une communauté mondiale, et qu'il y a des événements partout dans le monde. Invitez-les à rester connectés, à partager leurs apprentissages et à envisager d'organiser eux-mêmes un événement un jour.
Privilégiez les formats qui créent un véritable dialogue et une connexion, pas simplement des rapports ou des listes. L'objectif est d'approfondir les relations et la réflexion collective.
Invitez la communauté à aider au rangement. La plupart des participants seront heureux de contribuer — c'est une façon de donner en retour et de prolonger l'esprit collaboratif de #play14. Fournissez des consignes claires sur ce qui doit être fait : démonter les affiches, collecter le matériel, réarranger le mobilier ou ranger les espaces communs.
Laissez le lieu en meilleur état que vous ne l'avez trouvé. C'est une question de respect pour l'espace et les personnes qui vous l'ont prêté. Cela crée aussi un bon précédent pour les futurs événements #play14 dans ce lieu.
Prenez le temps de dire au revoir personnellement à autant de participants que possible. Ces derniers moments sont des occasions de remercier les gens d'être venus, d'entendre leurs retours et de s'assurer qu'ils partent en se sentant valorisés. Souhaitez-leur bon voyage et rappelez-leur que la communauté #play14 est toujours là.
Certains participants peuvent s'attarder, réticents à partir. C'est bon signe — cela signifie qu'ils se sont sentis connectés et ne voulaient pas que l'expérience se termine. Laissez ces moments arriver naturellement. Les meilleurs événements sont ceux que les gens ne veulent pas quitter.
Travail post-événement pour boucler la boucle, remercier les participants et préparer l'avenir.
Envoyez un message de remerciement à tous les participants. Partagez les moments clés, les photos ou les temps forts de l'événement. Faites-leur savoir que vous avez apprécié leur présence et leurs contributions. Ce message maintient le lien vivant et rappelle aux gens pourquoi #play14 compte.
Rassemblez votre équipe organisatrice pour une rétrospective interne. Réfléchissez à ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Documentez les leçons apprises — ces enseignements aideront les futurs organisateurs (y compris vous-même, si vous organisez à nouveau). Célébrez ce que vous avez accompli ensemble.
Quelques questions pour guider votre rétrospective :
Complétez la comptabilité de l'événement. Rapprochez toutes les dépenses et revenus, finalisez les budgets et assurez-vous que tout est documenté. S'il y a un excédent, discutez avec le réseau #play14 de la façon de le réinvestir dans les événements futurs. Si pertinent, partagez la transparence financière avec les participants pour construire la confiance et démontrer que #play14 est véritablement à but non lucratif.
Après l'événement, mettez à jour le site web #play14 avec les résultats et les temps forts. Accédez à la page d'administration de votre événement et naviguez vers l'onglet « Résultats réels » pour publier les données financières et événementielles :
La publication des résultats a plusieurs objectifs : elle célèbre l'événement, le documente pour l'histoire de la communauté, et fournit de l'inspiration et des ressources pour les futurs organisateurs. La transparence financière démontre les valeurs non lucratives de #play14 et aide les futurs organisateurs à planifier leurs événements.
Si votre équipe prévoit d'organiser un autre événement, annoncez la date avant que les participants ne partent. Cela crée de l'élan et donne aux gens quelque chose à attendre avec impatience.
Une annonce précoce crée de l'anticipation et aide à maintenir l'engagement communautaire entre les événements.
Il y a quelques règles simples pour les participants.
En tant que facilitateur, vous devez accueillir quiconque a décidé de rejoindre votre session, et ne pas être frustré si vous attendiez d'autres personnes. En tant que participant, vous devez être prêt à collaborer avec n'importe qui.
En tant que facilitateur, si vous avez besoin de temps pour préparer, prenez-le. Sachez simplement que les gens pourraient s'ennuyer et aller rejoindre une autre session. Le mieux est de tout préparer à l'avance. En tant que participant, il n'y a rien de mal à rejoindre une session en cours. Mais respectez les personnes qui ont déjà commencé, et essayez de vous intégrer discrètement.
Plusieurs espaces vous seront proposés pour votre session. Choisissez celui qui correspond à vos besoins en tant que facilitateur ou en tant que participant.
Soyez prêt à être surpris. Ne soyez pas contrarié si vous recevez des retours. Ne soyez pas déçu si ça ne marche pas. Réessayez si nécessaire.
En tant que facilitateur, c'est à vous de surveiller votre créneau horaire. Les organisateurs ne le feront pas pour vous. Gardez à l'esprit que les participants de votre session voudront peut-être aller à une autre session après la vôtre et que la salle pourrait être réservée ensuite. N'hésitez pas à continuer dans un autre lieu avec ceux qui sont intéressés.
En savoir plus sur le format Open Space sur notre .
Le manifeste #play14 définit les valeurs et les principes qui unissent notre communauté mondiale. En tant qu'organisateur, vous êtes un gardien de ces valeurs — elles guident la façon dont nous organisons les événements, dont nous nous traitons mutuellement, et ce que #play14 représente. Partagez ce manifeste avec les participants pour leur rappeler ce qui rend #play14 spécial.
#play14 est et sera toujours :
Plus qu'un lieu de vente de services et de biens. Nous privilégions l'apprentissage, l'échange et la collaboration plutôt que la commercialisation. Les facilitateurs partagent des jeux pour aider les autres à grandir, pas pour promouvoir des produits ou des services.
Qui s'intéressent à apprendre en s'amusant. #play14 accueille tout le monde, quel que soit le parcours, le niveau d'expérience ou le rôle professionnel. Si vous êtes curieux d'apprendre par le jeu, vous avez votre place ici.
Plus que dans le monde virtuel. Bien que nous adoptions la technologie quand elle améliore la connexion, #play14 repose fondamentalement sur l'interaction en face à face, les expériences tactiles et le fait d'être présent ensemble dans des espaces physiques partagés.
Basée sur le format Open Space Technology. Les participants co-créent l'agenda, les facilitateurs proposent des sessions dans le marketplace, et tout le monde suit la Loi des Deux Pieds. La structure émerge de la communauté, pas d'un programme prédéterminé.
Ce qui signifie que quand nous faisons un bénéfice sur un événement donné, nous réinvestissons tout dans le suivant. #play14 existe pour servir la communauté, pas pour générer des revenus. La transparence financière et le réinvestissement nous gardent alignés avec cette valeur.
Ces principes ne sont pas de simples aspirations — ce sont des engagements. Quand vous organisez un événement #play14, vous portez cet héritage et vous assurez que #play14 reste fidèle à ses racines.
En suivant ce guide, vous serez en bonne voie pour organiser un événement #play14 réussi !
Préparez un exemple de proposition comme démonstration :
#play14 est né d'une observation simple mais inconfortable :
La plupart des équipes sont composées de personnes intelligentes et compétentes, pourtant elles peinent souvent à collaborer, décider et avancer efficacement. Les réunions s'éternisent. Les décisions sont reportées. Le changement est plus discuté que pratiqué.
Au lieu d'ajouter plus de cadres, de présentations ou de processus, #play14 a pris un chemin différent — utiliser le jeu comme un outil sérieux.
L'idée est simple : quand les gens jouent ensemble de manière bien conçue, ils baissent leur garde, réfléchissent plus clairement et s'engagent plus honnêtement. Le jeu devient un raccourci vers la confiance, l'apprentissage et l'action — pas une échappatoire au travail, mais une meilleure façon de le faire.
Au fil du temps, #play14 a évolué en une collection d'expériences structurées qui combinent jeux, facilitation et défis du monde réel. Ces expériences sont conçues pour aider les équipes à travailler sur des sujets tels que la collaboration, le leadership, la prise de décision, la communication et la créativité.
À sa base, #play14 n'est pas une question de gagner ou de concourir. Il s'agit d'expérimenter, de réfléchir et d'apprendre ensemble.
L'événement #play14 est une invitation à sortir de la pensée routinière, à interagir avec les autres d'une manière différente et à découvrir comment le jeu — quand il est fait intentionnellement — peut mener à de véritables insights et à un changement significatif.
Plus d'informations : Notre histoire | Nos valeurs | Notre format
Pour plus de détails sur le format du marketplace, consultez notre page format.
Une fois que tout le monde est prêt, invitez les facilitateurs à former une file. Chaque personne dispose d'une minute pour présenter son jeu au groupe. Maintenez l'énergie haute et l'élan :
Une fois toutes les présentations terminées, donnez à tous quelques minutes pour examiner le tableau du marketplace. C'est la dernière chance d'optimiser le programme. Important : demandez toujours la permission aux facilitateurs avant de déplacer leurs jeux — respectez leur autonomie et leurs préférences.
Avec le marketplace en place et les participants vibrant d'enthousiasme, il est temps de libérer tout le monde pour leurs premières sessions. Rappelez-leur les affectations de salles, souhaitez-leur bonne chance, et que les jeux commencent. L'énergie que vous avez construite dans le marketplace portera le reste de l'événement.
Dans la mesure du possible, approvisionnez-vous localement et choisissez des options biologiques. Soutenir les fournisseurs locaux s'aligne avec les valeurs de #play14 en matière de durabilité et de connexion communautaire. Cela donne aussi souvent une nourriture plus fraîche et plus savoureuse.
En résumé : « Tu ne seras pas un c*nnard ».